Organizacja eventów w Brodnicy

Ruiny zamku krzyżackiego z gotycką wieżą — jedną z najwyższych wież gotyckich w kraju i najwyższym obiektem gotyckim na wschód od Wisły — to nieprzenoszalny symbol miasta nad Drwęcą. Dla gali firmowej, premiery czy uroczystego jubileuszu jest to oprawa, której nie zastąpi żadna dekoracja w sali bankietowej: panorama z punktu widokowego, muzeum w podziemiach z unikatową w skali Europy kolekcją grotów i bełtów, a obok Pałac Anny Wazówny na Przedzamczu, gdzie rezydowała siostra Zygmunta III Wazy. Organizacja eventów Brodnica wykorzystuje to dziedzictwo świadomie — jako tło sesji zdjęciowej, część zwiedzanej części programu albo motyw przewodni scenografii nawiązujący do lokalnego szlaku Anny Wazówny.

W praktyce łączymy reprezentacyjny charakter Starówki z zapleczem technicznym. Wernisaże, koncerty i wieczory plenerowe odbywające się przy Bramie Chełmińskiej — jednej z najlepiej zachowanych bram krzyżackich w Polsce — pokazują, że ta przestrzeń przyjmuje wydarzenia z prawdziwą oprawą sceniczną. My dokładamy do niej nagłośnienie, oświetlenie, część bankietową i obsługę, dbając o to, by historyczny kontekst pracował na prestiż marki, a nie był jedynie ozdobnym tłem. Tak budowana gala zostaje zapamiętana, bo osadza markę klienta w czymś, czego konkurencja z większych miast nie ma pod ręką.

Brodnicki Dom Kultury przy ulicy Przykop, mieszczący się w historycznym budynku dawnego Bractwa Kurkowego, daje gotową infrastrukturę galową w samym sercu miasta. Sala widowiskowa na trzysta miejsc, kameralna Sala Biała, Sala Lustrzana i przestrzenie wystawowe pozwalają poprowadzić wieczór wielowątkowo: główna część artystyczna i wręczenie nagród na dużej scenie, networking i strefa cateringowa w salach bocznych, ekspozycja produktów czy historii firmy w przestrzeni wystawowej. Dla brodnickiego producenta słodyczy, zakładu meblarskiego czy firmy ze strefy ekonomicznej to scena pod jubileusz z prawdziwego zdarzenia albo spektakl korporacyjny z profesjonalną reżyserią światła i dźwięku.

Tutejsza sala widowiskowa ma realną widownię i zaplecze sceniczne, więc nie improwizujemy podestów — pracujemy na istniejącej infrastrukturze i dokładamy do niej technikę estradową, multimedia oraz scenografię dopasowaną do przekazu. Konferencje, gale i premiery prowadzone w tym wnętrzu zyskują rytm typowy dla teatru: precyzyjne wejścia prowadzącego, płynne przejścia między blokami, finał, który zostaje w pamięci załogi. Reżyser z naszej strony spina próby, scenariusz minutowy i obsługę techniczną, żeby wieczór toczył się bez przestojów.

Kiedy event wymaga sali konferencyjnej i noclegów dla gości spoza miasta, Brodnica ma realne zaplecze hotelowo-konferencyjne. Hotel Stork w centrum dysponuje salą bankietowo-konferencyjną mieszczącą sporą grupę uczestników, dodatkowymi salami, klimatyzacją, sprzętem audiowizualnym i pokojami na miejscu. Hotel i Restauracja Magnat przy trasie Toruń-Olsztyn oferuje przestronną salę w układzie kinowym oraz kilka sal bankietowych i własne miejsca noclegowe, co czyni go bazą pod kongres czy konferencję wielodniową. Hotelik Centrum dokłada salę na około sto osób i mniejsze sale wykładowe pod szkolenia i prezentacje. Organizacja eventów Brodnica korzysta z tego, że obiekty te leżą blisko siebie, więc logistyka grupy nie rozjeżdża się po regionie.

Dla większych załóg sięgamy także po Gorka more than events z klimatyczną salą bankietową przyjmującą do około stu osiemdziesięciu gości oraz Cykada Restauracja i Hotel wyspecjalizowaną w eventach firmowych; pod miastem zaplecze powiększa Hotel Kalchem z dużą salą bankietową. Taka pula lokalizacji pozwala dobrać salę do realnej liczby uczestników — od kameralnego spotkania zarządu po galę dla kilkuset osób — i zaplanować catering, część konferencyjną i nocleg jako jeden ciąg, bez przewożenia gości między odległymi punktami. To my rezerwujemy obiekt, negocjujemy zakres i odpowiadamy za to, by sala, technika i menu zgrały się w jeden spójny przebieg.

Brodnica nazywa siebie Bramą Pojezierza Brodnickiego, a ten tytuł ma pokrycie w terenie: Jezioro Niskie Brodno o powierzchni rzędu osiemdziesięciu kilku hektarów leży w granicach miasta, z plażą miejską, wypożyczalnią i mariną. Wokół rozciąga się pojezierze z ponad setką jezior, lasami, spływami kajakowymi i żeglarstwem. To naturalne zaplecze dla plenerowej części eventu — pikniku rodzinnego dla załogi zakładu produkcyjnego, dnia integracyjnego z rywalizacją na wodzie czy letniego festynu firmowego. W mieście, gdzie spory odsetek mieszkańców pracuje w przemyśle i budownictwie, takie wydarzenia dla dużych zespołów mają realny sens i zapotrzebowanie.

Łączymy formaty: oficjalna gala lub konferencja w sali, a następnego dnia luźniejsza integracja nad jeziorem albo spływ kajakowy Skarlanką. Bierzemy na siebie namioty, scenę plenerową, nagłośnienie, strefy gastronomiczne, animacje i bezpieczeństwo, a także rezerwę pogodową, bo plener nad wodą tego wymaga. Dzięki temu jeden event może mieć dwa różne charaktery — prestiżowy wieczór i swobodny dzień na świeżym powietrzu — bez przerzucania ludzi przez pół województwa, co jest atutem zwartej Brodnicy.

Brodnicki Rynek z pierzejami kamienic i wieżą ratuszową to nie tylko widokówka — to działająca scena miejska. Co roku odbywa się tu Brodnickie Święto Muzyki, a latem Festiwal Brodnica i Festiwal Folklorystyczny ściągają na plac estradę, nagłośnienie i tłum widzów. Dla firmy z miasta to gotowy dowód, że plac udźwignie produkcję estradową z pełnym rozmachem — i że można go wykorzystać pod plenerowy festyn pracowniczy, miejski piknik marki czy oprawę okrągłego jubileuszu wpisaną w kalendarz kulturalny Brodnicy. My dokładamy do Rynku scenę, zadaszenie, strefy gastronomiczne i animacje, osadzając event w miejscu, którego mieszkańcy zakładu meblarskiego czy wytwórni słodyczy używają na co dzień, a nie w bezimiennej hali pod miastem.

Plenerowa scena na Rynku rządzi się własnymi prawami, więc nie improwizujemy: planujemy zasilanie, plan B na wypadek deszczu, zgody na zajęcie pasa i harmonogram zgrany z miejskim kalendarzem imprez, by nasz event nie kolidował z festiwalem, lecz korzystał z tej samej, sprawdzonej infrastruktury placu. Łączymy też formaty — koncert lub pokaz na Rynku jako otwarta, miejska część dnia, a wieczorem zamknięta gala w sali widowiskowej Domu Kultury kilkaset metrów dalej. Dzięki temu marka klienta zostaje zauważona nie tylko przez zaproszonych gości, ale i przez samo miasto, które kojarzy ten plac z muzyką i świętem.