Organizacja eventów w Kościerzynie

Bazuny Hotel to najbardziej pojemny obiekt konferencyjny w granicach Kościerzyny, z dwiema salami do dyspozycji: kameralną Salą Miedzianą i reprezentacyjną Salą Srebrną, którą w układzie teatralnym wykorzystujemy na konferencje, szkolenia i sympozja branżowe. Restauracja Malena, klub z kręgielnią i strefa spa pozwalają zaprojektować wydarzenie wielowątkowe, w którym część merytoryczna płynnie przechodzi w wieczorną integrację bez przewożenia gości między adresami. Bazuny sprawdzają się przy spotkaniach do mniej więcej osiemdziesięciu uczestników, gdzie liczy się komfort, jedno miejsce i krótka logistyka.

Projektując konferencję w Bazunach, ustawiamy nagłośnienie, projekcję i scenografię pod konkretny format prezentacji, a nie pod uniwersalny szablon: inaczej zabudowujemy salę pod panel ekspercki, inaczej pod premierę kolekcji mebli z pokazem produktu. Catering planujemy z restauracją hotelową i lokalnymi dostawcami, tak by przerwy kawowe i bankiet trzymały rytm agendy. Dla zespołów spoza powiatu rezerwujemy pokoje na miejscu, dzięki czemu po części oficjalnej grupa zostaje w jednym obiekcie, a poranny start kolejnego dnia nie zależy od dojazdów.

Kiedy format przerasta sale w centrum miasta, przenosimy go do Hotelu Niedźwiadek we Wdzydzach Kiszewskich, nad jeziorem Wdzydze, gdzie pięć sal konferencyjnych z wielofunkcyjną przestrzenią o powierzchni ćwierć tysiąca metrów daje największe zaplecze eventowe w okolicy. To naturalny adres na kongres, dwudniową konferencję wyjazdową albo dużą galę, której Kościerzyna w swoich murach nie pomieści. Tawerna żeglarska, basen kryty i strefa spa zamieniają agendę merytoryczną w pełny program z wieczorem integracyjnym, a położenie w Wdzydzkim Parku Krajobrazowym dokłada plenerową oprawę dla części outdoorowej.

Taki obiekt prowadzimy jak jeden organizm: równolegle pilnujemy sali plenarnej, sal warsztatowych, gastronomii i atrakcji nad wodą, żeby gość nie wyczuł szwów między modułami. Dla branż technicznych, energetyki czy ochrony zdrowia budujemy tu kongresy z równoległymi ścieżkami tematycznymi, a dla firm rodzinnych z regionu, jubileusze łączące część oficjalną z rejsem czy ogniskiem. Wariant wyjazdowy nad Wdzydze pozwala zaprosić uczestników z całego Pomorza i zatrzymać ich na noc, bo nocleg, sala i kuchnia mieszczą się pod jednym dachem.

Muzeum Kolejnictwa w dawnej parowozowni z 1885 roku to gotowa, industrialno-zabytkowa sceneria, jakiej nie zbuduje się w hotelowej sali balowej: największa kolekcja taboru szynowego w północnej Polsce robi za scenografię gali, kolacji tematycznej i eventu premierowego bez sztucznych dekoracji. W tej przestrzeni produkujemy wieczory, w których parowóz staje się tłem dla odsłonięcia nowego produktu meblarskiego, a hala z czerwonej cegły nadaje jubileuszowi firmy ciężaru i charakteru. To rozwiązanie dla zleceniodawcy, który chce, by miejsce samo opowiadało historię marki.

Drugim biegunem jest Kaszubski Park Etnograficzny we Wdzydzach, najstarszy skansen w Polsce, nad jeziorem Gołuń, z drewnianą architekturą, karczmą i kościołem sprzed wieków. Tu osadzamy eventy folklorystyczne, kolacje regionalne i integracje z kaszubskim rękodziełem, muzyką i kuchnią jako motywem przewodnim. Łącząc obie lokalizacje z Kościerskim Domem Kultury czy Centrum Kultury Kaszubskiej w mieście, budujemy program, w którym premiera, gala i część plenerowa grają jedną opowieść o regionie, a nie przypadkowy zlepek punktów.

Profil gospodarczy miasta wprost przekłada się na typ wydarzeń, które tu produkujemy. Wiodący klaster meblarsko-stolarski, z licznymi firmami rodzinnymi, zamawia premiery kolekcji, jubileusze marek i spotkania integracyjne dla załóg, gdzie liczy się pokazanie produktu i docenienie zespołu. Przetwórstwo rolno-spożywcze, branża tworzyw sztucznych oraz producenci elementów budowlanych dokładają konferencje sprzedażowe, spotkania z kontrahentami i gale podsumowujące rok. Każdą z tych grup obsługujemy pod jej własny cel, a nie pod jeden uniwersalny scenariusz.

Osobny segment to instytucje: Szpital Specjalistyczny jako jeden z największych pracodawców tworzy potencjał na konferencje medyczne, gale i jubileusze, a kaszubska turystyka i kultura napędzają eventy wokół tożsamości regionu. Przy każdym briefie zaczynamy od pytania, po co firma robi to wydarzenie i jak zmierzy jego efekt, dobierając do odpowiedzi salę, obsadę i dramaturgię. Tak prowadzona produkcja trzyma się celu biznesowego od pierwszej rozmowy aż po raport, zamiast gonić za efektowną, lecz pustą formą.

Kościerzyna nie ma jednej sali, która udźwignie pełen format, więc kluczową decyzją produkcyjną jest tu rozdzielenie wydarzenia między adresy i ich techniczne pogodzenie. Sala Srebrna w Bazunach przyjmie część merytoryczną do osiemdziesięciu osób, ale galę premierową z tłem taboru kolejowego daje już tylko hala parowozowni Muzeum Kolejnictwa, a dwudniowy kongres z noclegiem, blackoutem i basenem, dopiero Hotel Niedźwiadek nad Wdzydzami albo kompleks Szarlota z klimatyzowaną salą i światłem dziennym. Naszym zadaniem jest tak rozpisać te trzy odległe lokalizacje w jednym scenariuszu minutowym, by goście nie odebrali ich jako trzech osobnych imprez, lecz jako jeden ciąg: prezentacja w mieście, kolacja w ceglanej hali, dzień warsztatowy nad jeziorem.

Najtwardszy element to przewóz uczestników i sprzętu między centrum Kościerzyny, Wdzydzami Kiszewskimi i parowozownią oraz zgranie zaplecza technicznego, którego żaden z tych obiektów nie ma kompletnego u siebie. Scenę, nagłośnienie i światło budujemy pod konkretne wnętrze, inaczej w ceglanej hali z taborem, inaczej w klimatyzowanej sali Szarloty z blackoutem, a catering wiążemy z kuchnią Bazun, tawerną żeglarską Niedźwiadka i regionalnym menu skansenu we Wdzydzach. W dniu wydarzenia koordynator pilnuje przejść między adresami, żeby transfer z miasta nad jezioro nie rozbił rytmu agendy, a na finał składamy raport z realizacji założeń z briefu jako materiał pod kolejną edycję.