Pracujemy w modelu jednego reżysera wydarzenia i jednego punktu kontaktu. Klient rozmawia z jedną osobą, która odpowiada za scenariusz, salę, catering, technikę i artystów, a my pilnujemy terminowości i tego, by każdy element grał na cel biznesowy. Każdy projekt zaczynamy od tego celu, czy to integracja zespołu po fuzji, kongres dla kontrahentów z całej Europy, czy jubileusz krakowskiego oddziału, i dopiero pod ten cel dobieramy lokalizację oraz format, a nie odwrotnie. Efekt mierzymy frekwencją, sprawnym przebiegiem i tym, czy zarząd dostał wydarzenie, o którym mówi się w firmie tygodniami. Obsługujemy Kraków w pełnym zakresie event managementu, od kameralnych spotkań działowych po wielotysięczne kongresy.
Pełny zakres event management w Krakowie
Każdy element produkcji eventu w jednych rękach — bez podzlecania zarządzania, bez „outsourcingu reżyserii”. Pełna odpowiedzialność agencji.
Brief, koncepcja i scenariusz
Zaczynamy od warsztatu z klientem: co event ma osiągnąć, kto będzie gościem, jak wygląda kultura firmy. Na tej podstawie powstaje koncepcja kreatywna i scenariusz przebiegu, dopasowany do celu, a nie odwrotnie. Inaczej budujemy galę dla wielonarodowego zespołu centrum usług, inaczej kameralne spotkanie działowe czy kongres branżowy, bo każdy z tych formatów ma inny rezultat do osiągnięcia.
Wybór i rezerwacja lokalizacji
Znamy krakowski rynek sal od ICE Kraków i EXPO Kraków, przez TAURON Arenę, po hotele konferencyjne Hilton i bankietową Starą Zajezdnię. Dobieramy lokalizację pod cel i skalę wydarzenia, negocjujemy warunki z działami eventowymi obiektów dzięki wypracowanym relacjom i rezerwujemy terminy z wyprzedzeniem, co w sezonie kongresowym i targowym przesądza o dostępności Twojej daty.
Produkcja techniczna i scenografia
Projektujemy i realizujemy scenę, oświetlenie, nagłośnienie, multimedia i scenografię spójną z marką klienta, a Ty widzisz gotowy, dopięty przebieg. W obiektach takich jak ICE Kraków, TAURON Arena czy hale EXPO koordynujemy ekipy techniczne i harmonogram montażu, dbając o płynne przejścia między częścią merytoryczną a galą czy bankietem.
Catering, prowadzący i artyści
Mamy wypracowane relacje z lokalnym rynkiem cateringów i krakowską sceną artystyczną, więc dobieramy menu, hosta i program rozrywkowy do charakteru eventu. Od bankietu galowego dla setek gości w hali, przez koktajl networkingowy, po kameralną kolację zarządu, układamy całość tak, by oprawa kulinarna i artystyczna grały na cel wydarzenia.
Logistyka i obsługa VIP
Planujemy ruch gości, rejestrację, szatnie i strefy VIP, a dla uczestników spoza miasta organizujemy noclegi w krakowskich hotelach blisko miejsca wydarzenia. Korzystamy z bazy obiektów takich jak DoubleTree by Hilton czy Hilton Garden Inn, by goście kluczowi i delegacje z zagranicznych central mieli komfort od przyjazdu do wyjazdu.
Koordynacja w dniu wydarzenia
W dniu eventu pracuje nasz zespół z reżyserem wydarzenia na czele, który prowadzi run of show, synchronizuje ekipy techniczne, catering i obsługę oraz reaguje na bieżąco. Masz jeden punkt kontaktu i możesz skupić się na gościach, a nie na pilnowaniu, czy scena rusza punktualnie i czy bankiet wchodzi na czas. Terminowość przebiegu bierzemy na siebie.
Raport i podsumowanie
Po wydarzeniu przekazujemy raport: realizacja względem założeń, frekwencja, materiały foto i wideo, wnioski na przyszłość. Dla firm organizujących eventy cyklicznie, czyli doroczne gale i kolejne edycje konferencji, taki dokument staje się punktem wyjścia do następnej edycji i pozwala mierzyć efekt biznesowy każdego wydarzenia.
ICE Kraków i hotele konferencyjne: kongresy, sale i bankiety pod jednym adresem
Gdy planujesz duży kongres lub doroczną konferencję, dajemy Ci flagowy obiekt MICE w mieście i pełną reżyserię, która sprawia, że sesja plenarna idzie punktualnie. Centrum Kongresowe ICE Kraków, otwarte naprzeciw Wawelu nad Wisłą, łączy cztery przestrzenie: Salę Audytoryjną na tysiąc dziewięćset piętnaście osób, Salę Teatralną na pięćset dziewięćdziesiąt cztery osoby, Salę Kameralną na czterysta osób oraz Zespół Sal Konferencyjnych na trzysta pięćdziesiąt osób, co daje łącznie około trzech tysięcy dwustu uczestników. Bierzemy na siebie reżyserię sceny, obsługę tłumaczeń symultanicznych i scenografię spójną z marką, łącznie z rejestracją gości i strefami networkingowymi w foyer z widokiem na Wawel.
Przy wydarzeniach wielodniowych z noclegami dajemy Ci jeden adres dla całego programu, bo mamy wypracowane relacje z krakowską bazą hoteli konferencyjnych. DoubleTree by Hilton Kraków Hotel & Convention Center oferuje około dwóch tysięcy dziewięciuset metrów przestrzeni eventowej w szesnastu salach, a jego sala balowa przyjmuje do tysiąca osób w układzie teatralnym i do sześciuset czterdziestu ośmiu na bankiecie. Hilton Garden Inn Kraków w City Center z siedmioma salami i Hilton Garden Inn Kraków Airport z dziesięcioma salami domykają ofertę dla szkoleń regionalnych i kameralnych konferencji. Każdy z tych obiektów łączy sale, zaplecze bankietowe i pokoje, więc cały kongres sprzedażowy zamykasz w jednej lokalizacji.
TAURON Arena i EXPO Kraków: gale, targi i premiery dla setek gości
Kiedy event przerasta skalę typowej sali balowej, my mamy halę, która go pomieści, i logistykę, która utrzyma go w ryzach. TAURON Arena Kraków przyjmuje do dwudziestu dwóch tysięcy osób, dysponuje czterdziestoma trzema salami konferencyjnymi oraz plenerową przestrzenią Arena Garden o powierzchni około czternastu tysięcy metrów. To rozwiązanie dla galowych jubileuszy dużych pracodawców z sektora usług biznesowych, którzy świętują rocznicę krakowskiego oddziału z całą załogą, a także dla wielkoformatowych konferencji łączących część plenarną z programem artystycznym. Loże i sale konferencyjne pozwalają nam równolegle obsłużyć mniejsze formaty premium w tym samym obiekcie, bez przewożenia gości między adresami.
Przy premierach i targach firmowych korzystamy z Międzynarodowego Centrum Targowo-Kongresowego EXPO Kraków, największego organizatora targów i kongresów w południowej Polsce. Daje ono około czternastu tysięcy metrów powierzchni wystawienniczej oraz bezfilarowe hale Wisła i Dunaj, a w układzie audytoryjnym hala wystawiennicza obsługuje nawet pięć tysięcy osób. Premierę czy galę budujemy wokół jednego mocnego momentu scenicznego, czyli prezentacji produktu, wręczenia nagród lub wystąpienia zarządu, i obudowujemy go scenografią, multimediami oraz całą logistyką: harmonogramem wjazdu ekip, montażem sceny, cateringiem dla setek osób równocześnie i obsługą stref VIP. Ty widzisz gotowy przebieg, my odpowiadamy za każdy element zaplecza.
Stara Zajezdnia i scenerie miejskie: eventy z lokalnym charakterem
Dajemy Ci oprawę, która sama buduje wizerunek, dzięki czemu nie musisz nadrabiać klimatu w neutralnej sali hotelowej. Stara Zajezdnia Kraków, historyczna hala eventowa w sercu miasta, przyjmuje do tysiąca dwustu osób na imprezie stojącej i do sześciuset pięćdziesięciu na bankiecie przy stołach okrągłych. To przestrzeń, która sama nadaje wydarzeniu charakter, a dla krakowskich firm goszczących partnerów z zagranicznych central staje się argumentem wizerunkowym, który zostaje w pamięci gości na długo po wydarzeniu.
Planując event firmowy, uwzględniamy też miejski rytm, żeby uchronić Cię przed kolizją terminów i utrudnieniami w dotarciu gości. Kraków żyje gęstym, całorocznym kalendarzem łączącym biznes z kulturą, od kongresów i szczytów branżowych w ICE, przez targi pokroju KRAKDENT czy EUROTOOL w EXPO, po letnie festiwale plenerowe wokół Rynku Głównego i Wisły. Bierzemy pod uwagę dostępność obiektów, ruch w centrum i nakładające się wydarzenia, a następnie łączymy formaty: koktajl powitalny, część merytoryczną i kolację galową, tak by wieczór przestał być zwykłym bankietem, a stał się spójną opowieścią o marce osadzoną w realiach Krakowa.
Centra usług, IT i przemysł: kto zamawia eventy w Krakowie
Znamy profil zamawiających w Krakowie, więc od pierwszej rozmowy mówimy językiem Twojej branży i proponujemy format, który realnie integruje zespół lub sprzedaje produkt. Sektor centrów usług, czyli SSC, GBS i BPO, należy do największych pracodawców w mieście i regularnie zleca gale rocznicowe, masowe onboardingi i konferencje all-hands dla setek, a czasem tysięcy pracowników. Branża IT i R&D, reprezentowana przez firmy pokroju Comarch, Cisco, Capgemini, IBM czy Motorola Solutions, ma ugruntowaną kulturę eventów firmowych, od team buildingów po launche produktowe i jubileusze zespołów. Do tego dochodzą finanse z dużymi centrami back-office, takie jak HSBC czy State Street, oraz inżynieria i motoryzacja, którą w mieście reprezentuje między innymi Aptiv.
Dla każdej z tych branż dobieramy inny rejestr, bo wiemy, co decyduje o powodzeniu. Krakowskie centrum usług świętujące rocznicę chce wydarzenia, które zintegruje wielonarodowy, często wielosetosobowy zespół, więc proponujemy format inkluzywny, dwujęzyczny i dużą skalę w hali pokroju TAURON Areny. Korporacja finansowa na kongresie potrzebuje powagi, precyzji merytorycznej i zgodności z procedurami, którą zapewnia ICE Kraków. Firma technologiczna na premierze oczekuje energii i dynamicznego przebiegu. Łączy je jedno: oczekiwanie, że całość weźmie na siebie jeden partner, a my pełnimy tę rolę, prowadząc projekt od pierwszego briefu do raportu po wydarzeniu.
Od briefu do raportu: jak prowadzimy event w Krakowie
Prowadzimy Twój event jako jeden spójny proces, żebyś nie koordynował kilkunastu dostawców na własną rękę i miał budżet pod kontrolą od początku do końca. Zaczynamy od warsztatu, na którym ustalamy biznesowy cel wydarzenia, profil gości i kulturę firmy, a kończymy raportem podsumowującym realizację względem założeń. Pomiędzy tymi punktami leży pełen event management: koncepcja kreatywna i scenariusz, dobór oraz rezerwacja lokalizacji, produkcja techniczna i scenografia, catering, prowadzący i artyści, logistyka i obsługa VIP oraz koordynacja w dniu wydarzenia. Dostajesz jeden harmonogram, jeden budżet i jedną osobę odpowiedzialną za całość.
Taki proces daje Ci w Krakowie konkretną przewagę: terminowość i pewność, że flagowy obiekt będzie wolny w Twojej dacie. W sezonie kongresowym i targowym dostępność najlepszych sal bywa ograniczona, dlatego dobór i rezerwację uruchamiamy z wyprzedzeniem, a warunki negocjujemy z działami eventowymi obiektów dzięki wypracowanym relacjom. Firmom organizującym eventy cyklicznie, czyli doroczne gale i kolejne edycje konferencji, raport po wydarzeniu daje punkt wyjścia do następnej edycji i pozwala mierzyć efekt biznesowy każdego projektu. Wycena każdego wydarzenia jest indywidualna, bo zależy od skali, lokalizacji, programu i zakresu produkcji.
Najczęstsze pytania o organizację eventów w Krakowie
Wyślij brief — koncepcja w 7 dni.
Zaczynamy od krótkiej rozmowy o celu biznesowym eventu. W ciągu 7 dni dostarczamy pełną koncepcję ze scenariuszem, propozycjami lokalizacji w Krakowie i orientacyjnym budżetem — bez zobowiązań.
Opinie po zrealizowanych eventach
Opinie anonimizowane (branża i rola) — pełne referencje udostępniamy pod NDA podczas pierwszej rozmowy o evencie w Kraków.
„Integracja działu po fuzji dwóch zespołów udała się, bo program był pomyślany pod realny cel — żeby ludzie zaczęli ze sobą rozmawiać. Atrakcje były tylko pretekstem.”
„Doceniam, że zaproponowali lokalizację, o której sami byśmy nie pomyśleli — nieoczywistą, ale idealnie pasującą do charakteru jubileuszu firmy.”
Premium produkcja eventów w Krakowie — gale, konferencje, premiery, integracje.
Pełna obsługa uroczystości rozpoczęcia inwestycji w Krakowie — od aktu erekcyjnego po oprawę ceremonii.
Catering, atrakcje, scena i lokalizacje plenerowe w Krakowie i okolicy — od kameralnych integracji po duże family day.
Nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, ekrany LED i realizacja techniczna wydarzeń w Krakowie i okolicy.