Organizacja eventów w Nowym Targu

Miejska Hala Lodowa przy Parkowej, dom hokejowych Szarotek, daje krytą przestrzeń pod wydarzenia z prawdziwym rozmachem. To miejsce, w którym pod jednym dachem mieszczą się duże gale, koncerty i imprezy masowe — naturalny wybór, gdy lokalna firma chce zebrać liczne grono pracowników z rodzinami albo pokazać markę na widowiskowej arenie. Lodowa tafla i trybuny domyślnie pełnią rolę widowni meczu, więc pod event stawiamy wszystko inaczej: kładziemy podłogę na lodzie, zabudowujemy scenę od strony band, a trybuny dzielimy między widzów i część bankietową.

Współpracujemy z operatorem obiektów miejskich, żeby przejąć logistykę całego dnia — od montażu, przez próby, po demontaż. Reżyseria takiego wieczoru polega na okiełznaniu skali: dramaturgii wejść na dużej scenie, oprawie muzycznej zgranej z akustyką hali i scenariuszu, który prowadzi widownię od pierwszego akordu do finałowego toastu. Brak miejskiego centrum kongresowego sprawia, że to właśnie hala przy Parkowej przejmuje rolę głównej sceny dla najliczniejszych korporacyjnych wydarzeń w mieście.

Po modernizacji Miejskie Centrum Kultury przy alei Tysiąclecia łączy salę widowiskową ze sceną, funkcją kinową i salami wystawowymi pod jednym adresem. To w mieście najbardziej naturalna przestrzeń na konferencję, kongres branżowy albo galę z częścią artystyczną. Plan dnia rozpisujemy pod ten układ: rejestracja gości w foyer, prelekcje z dużego ekranu na widowni, a przerwy kawowe i wieczorny networking przenosimy do sąsiednich sal wystawowych — dzięki czemu wielowątkowe wydarzenie płynie z sali na salę bez wynoszenia gości do innego budynku.

Naszą rolą jest złożenie z tej infrastruktury spójnego programu: dobór ustawienia widowni do charakteru każdej sesji, dowiezienie techniki tam, gdzie wbudowane AV nie wystarcza, i synchronizacja cateringu z przerwami w agendzie. Wykorzystujemy funkcję kinową sali przy prezentacjach produktowych i pokazach materiałów wideo, a zaplecze sceniczne — przy galach łączących oficjalne wystąpienia z oprawą artystyczną. To przede wszystkim logistyka czasu: pilnowanie, żeby rejestracja, prelekcje, lunch i część wieczorna następowały po sobie bez przestojów, na których wydarzenie traci energię.

Turystyka podhalańska i bliskość Zakopanego rozbudowały w centrum bazę hotelowo-konferencyjną. Ibis Styles blisko dworca, B&B Hotel Centrum z salami konferencyjnymi do łączenia czy Góralski Raj z widokiem na góry dają zaplecze na spotkania biznesowe, szkolenia i kameralne bankiety. Gdy event wymaga noclegów, kuluarów i sali w jednym miejscu, łączymy hotelowe pomieszczenia w spójny układ: salę plenarną na większą grupę albo zestaw mniejszych sal na warsztaty i wieczorną kolację.

Dla mniejszych formatów sięgamy też po wynajmowaną salę Aligas przy Królowej Jadwigi oraz nietypowy food-market Plac Nowy 1 Targowy, który nadaje spotkaniu mniej oficjalny charakter. Dobieramy obiekt do skali i tonu wydarzenia, negocjujemy warunki, rezerwujemy termin i bierzemy na siebie catering, technikę oraz koordynację noclegów. W mieście bez osobnego centrum konferencyjnego to właśnie umiejętne zestawienie hotelowych sal pozwala utrzymać kilkudziesięcioosobową grupę pod jednym dachem od śniadania po wieczór.

Nowotarska gospodarka wyrosła z obuwia i skóry — od dawnego kombinatu, który produkował buty na masową skalę, po dzisiejsze firmy obuwnicze i rodzinne pracownie kuśnierskie. To dziedzictwo daje galom w tym mieście naturalny grunt, bo świętują tu przedsiębiorstwa z realną, wytwórczą historią: okrągłe rocznice, otwarcia zakładów, debiut kolekcji, integrację załóg po latach wspólnej pracy. Przy jubileuszu producenta obuwia czy zakładu kuśnierskiego budujemy scenariusz wokół tej produkcyjnej tożsamości, a nie wokół pustej dekoracji — reżyserujemy wieczór tak, by opowiadał o ludziach od warsztatu i maszyny.

Każdy taki event ma inny ciężar gatunkowy — premiera kolekcji dla dystrybutorów rządzi się inną dramaturgią niż gala dla całej załogi z rodzinami, a my dobieramy format do celu, jaki stawia zarząd. Obok obuwia pracujemy dla przetwórstwa tworzyw i opakowań, branży meblarskiej i drzewnej oraz dla sektora publicznego — szpitala specjalistycznego, urzędu miasta i jednostek powiatowych. Wiemy, że w firmie rodzinnej wydarzenie jest sprawą osobistą: liczy się nie efekciarstwo, lecz to, czy goście wyjdą z poczuciem, że marka traktuje ich poważnie.

Nie każde wydarzenie chce sali. Trawiaste lotnisko Aeroklubu, wysoko nad Podhalem, gospodarz pikniku lotniczego i festiwalu balonowego, robi z premiery produktu wydarzenie, którego nie da się powtórzyć we wnętrzu. Na takim terenie projektujemy odsłonięcie nowości z reżyserią świateł, sceną i efektem zaskoczenia, a w tle samoloty, szybowce i balony; premierę spinamy z lotami widokowymi i strefą dla gości, by zostawić mocne, fotogeniczne wrażenie. To pełny event management także w warstwie, której sala nie wymaga: namioty na wypadek górskiej pogody, mobilna technika i catering dowożony w teren.

Z drugiej strony rynek z zabytkowymi kamienicami i ratuszem mieszczącym Muzeum Podhalańskie tworzy tożsamość, którą warto wpleść w firmowe wydarzenie. Sama nazwa miasta wzięła się z handlu, a jarmark na Nowej Targowicy do dziś ściąga kupujących z całego regionu — ten kupiecki rodowód podpowiada pomysły na eventy producentów i firm handlowych. W mieście wytwórców częstym formatem jest też wmurowanie kamienia węgielnego pod nowy zakład: przygotowujemy tubę z aktem erekcyjnym, oprawę, nagłośnienie oraz obsługę gości i mediów w plenerze budowy.

W stolicy Podhala nie ma jednego dachu, pod którym zmieści się duży kongres — brakuje centrum targowo-kongresowego, więc większe wydarzenie powstaje z kawałków rozsianych po mieście: sesja plenarna w sali widowiskowej MCK przy alei Tysiąclecia, część warsztatowa i noclegi w hotelach centrum, a najliczniejsza gala na Miejskiej Hali Lodowej przy Parkowej. Ta geografia jest realnym wyzwaniem rynku — między obiektami trzeba przewieźć uczestników, zsynchronizować rejestrację i catering w dwóch lokalizacjach naraz, a technikę dowieźć tam, gdzie wbudowane AV nie wystarcza.

Spinamy taki rozproszony program w jeden ciąg, którego gość nie odczuwa jako szwów: transfer między salą widowiskową a hotelem wpisany w agendę, przerwa kawowa zsynchronizowana z przejazdem, ten sam zespół techniczny obsługujący obie sceny. Pilnuje tego jeden koordynator, bo tylko on widzi cały front naraz — kiedy prelekcje w MCK się przeciągają, a w hotelu czeka już bankiet. Po finale dostarczamy raport: jak zadziałały przejścia między obiektami, gdzie harmonogram się napinał i co poprawić, gdy firma wróci z kolejną edycją wydarzenia w tej samej rozproszonej scenografii miasta.