Organizacja eventów w Pułtusku

Flagowy obiekt miasta to zabytkowy zamek biskupów płockich na wzgórzu nad Narwią, prowadzony dziś jako Dom Polonii. Pod jednym dachem łączy kilka sal konferencyjnych — od Sali Koncertowej i Sali Kominkowej w zachodnim skrzydle zamku po długą salę balowo-bankietową z odsłoniętymi fragmentami dawnych murów i widokiem na dziedziniec oraz rzekę. Dla pełnego event managementu to obiekt, który zamyka w sobie kongres w układzie teatralnym, uroczystą galę i bankiet, a do tego bazę noclegową w samym zamku i w Podzamczu. Projektujemy tu wydarzenia tak, by prestiż zabytku pracował na markę, a nie przytłaczał scenariusza.

Zamkowe wnętrza wymagają reżyserii, która szanuje zabytkową tkankę — światło, dźwięk i scenografię prowadzimy bez ingerencji w mury, a przejścia gości między salą kongresową, strefą bankietu i częścią noclegową układamy w logiczny ciąg. Organizacja eventów Pułtusk w oparciu o ten kompleks najlepiej sprawdza się przy wielodniowych formatach: dzień konferencyjny, wieczorna gala, poranna integracja nad Narwią. Jeden reżyser pilnuje, żeby rezerwacja sal, harmonogram cateringu i transport gości spoza miasta składały się w spójną całość.

Nie każde wydarzenie wymaga zamku. Dla konferencji średniej skali, szkoleń handlowych czy firmowych jubileuszy Pułtusk daje konkretne zaplecze biznesowo-bankietowe: Hotel Restauracja Milord przy Kleszewie z kilkoma salami konferencyjnymi i przestronną salą bankietową, oraz parterowy Hotel Restauracja Baltazar z salami na różne liczebności i restauracją kuchni staropolskiej. To obiekty, w których łatwiej zapanować nad logistyką jednodniowego spotkania — parking, rejestracja gości, przerwy kawowe i część wieczorna mieszczą się bez forsownych przemarszów.

Dobieramy salę do formatu, a nie odwrotnie. Konferencja z prelegentami z Warszawy potrzebuje innego ustawienia niż kameralna gala wręczenia nagród dla zespołu sprzedaży czy jubileusz lokalnej firmy produkcyjnej. Organizacja eventów Pułtusk na tych obiektach opiera się na trzeźwej kalkulacji: gdzie sala daje naturalne światło, gdzie restauracja domyka catering własny, a gdzie wygodniej dowieźć technikę i scenografię. Każdy z tych wariantów prowadzi jeden koordynator, który zna układ obiektu i nie improwizuje w dniu wydarzenia.

Pułtuski rynek to najdłuższy brukowany rynek w Europie — obudowany zabytkowymi kamienicami, z ratuszem i basztą, stanowi gotową scenografię na premierę plenerową, galę miejską czy event firmowy z rozmachem. Tuż obok Przystań Miejska nad Narwią z rejsami gondolami daje drugą, zupełnie inną przestrzeń: 'Wenecję Mazowsza', strefy gastronomiczne i sceniczne nad wodą. To dwie reprezentacyjne lokalizacje, które potrafią nadać wydarzeniu charakter niemożliwy do odtworzenia w sali konferencyjnej.

Plener rządzi się własnymi prawami — pozwolenia, prąd, plan B na pogodę, ochrona i nagłośnienie na otwartej przestrzeni. Przejmujemy to w całości, łącznie z uzgodnieniami z miastem przy imprezach na rynku i obsługą strefy przy przystani. Reżyserujemy też przenikanie między tymi przestrzeniami: część oficjalna na rynku, wieczorny rejs jako akcent gali, kolacja w pobliskim obiekcie. Gale i premiery prowadzone w tej części miasta korzystają z atutu, którego nie kupisz scenografią — autentycznej, zabytkowej tkanki starówki.

Pułtusk to także ośrodek akademicki — Akademia im. Aleksandra Gieysztora w strukturze Grupy Uczelni Vistula generuje konferencje naukowe, wydarzenia uczelniane i spotkania branżowe. Z kolei Miejskie Centrum Kultury i Sztuki z salą widowiskową, kinem Narew i galerią sztuki daje przestrzeń na wernisaże, pokazy i wydarzenia kulturalne z profesjonalnym zapleczem. Te instytucje obsługujemy w Pułtusku inaczej niż obiekty hotelowe: liczy się dramaturgia sceny, obsługa prelegentów i materiałów wizualnych, a nie bankietowa logistyka.

Konferencję naukową prowadzimy od strony produkcyjnej — rejestracja uczestników, obsługa sesji równoległych, nagłośnienie panelów i oprawa graficzna sceny. Wernisaż w galerii wymaga zupełnie innego rytmu: światła ekspozycyjnego, kameralnej oprawy, dyskretnej obsługi gości. W obu przypadkach jeden punkt kontaktu spina instytucję, prelegentów lub artystów i naszych podwykonawców, tak by organizator nie biegał między kilkoma firmami w dniu wydarzenia.

Najtrudniejszy do ogarnięcia format w Pułtusku to wydarzenie rozłożone na kilka dni w obrębie kompleksu zamkowego Domu Polonii: dzień kongresowy w Sali Koncertowej, wieczorna gala w sali balowo-bankietowej z odsłoniętymi fragmentami dawnych murów i poranna integracja nad Narwią lub rejs gondolą od Przystani. Wąskim gardłem nie jest tu pojedyncza sala, tylko logistyka noclegów — część gości śpi w samym zamku, część w Podzamczu — i przejścia między dziedzińcem, salami a brzegiem rzeki. Dlatego rezerwację każdej sali, blokadę pokoi w zamku i Podzamczu oraz harmonogram cateringu wiążemy w jeden grafik, zanim ruszy produkcja techniczna i scenografia.

W dniu wydarzenia koordynacją kieruje reżyser, który zna układ zamkowego wzgórza — wie, którędy poprowadzić gości z sali kongresowej na bankiet bez ingerencji w zabytkowe mury, kiedy wpiąć wieczorny rejs jako akcent gali i jak rozegrać plan B, gdy poranna część nad Narwią obrywa pogodą. Po finale dostajesz raport rozliczający założenia z briefu: frekwencja, co zadziałało scenariuszowo na styku sal i pleneru, gdzie były odchylenia. Taki domknięty obieg odróżnia event management pod klucz od doraźnego wynajmu zamkowej sali — i sprawia, że kolejną edycję na wzgórzu zaczynamy z realną wiedzą, a nie od zera.