Organizacja eventów – w Rzeszowie

ZEN.COM Expo, dawna G2A Arena, to największy obiekt eventowy regionu i naturalny adres dla kongresów na kilkaset czy ponad tysiąc osób. Hala wystawiennicza, sala kongresowa na blisko dziewięćset miejsc i osiemnaście sal konferencyjnych pozwalają poprowadzić równolegle sesje plenarne i warsztaty branżowe, a położenie tuż przy lotnisku Rzeszów-Jasionka ułatwia ściągnięcie prelegentów spoza Podkarpacia. To tu odbywają się flagowe Międzynarodowe Targi Rzeszowskie, więc obiekt jest oswojony z dużą produkcją techniczną i logistyką gości liczonych w setkach.

Przy organizacji eventów Rzeszów w tej skali bierzemy na siebie cały łańcuch: rejestrację uczestników, oznakowanie stref, nagłośnienie sceny głównej, streaming sesji i obsługę cateringu bankietowego w przestrzeni przylegającej do hali. Sąsiedztwo Parku AEROPOLIS, gdzie działa ponad sto sześćdziesiąt firm lotniczych, czyni Jasionkę idealnym miejscem na kongres klastrowy czy konferencję dostawców łańcucha lotniczego, które chcemy spiąć w jeden spójny scenariusz.

Gale firmowe i wieczory jubileuszowe mają w Rzeszowie dwa mocne adresy w samym centrum. Hotel Rzeszów oferuje jedną z największych sal bankietowych w mieście, zdolną pomieścić zasiadaną kolację dla kilkuset gości, a prestiżowy Hotel Bristol Tradition & Luxury z siedmioma salami konferencyjnymi sprawdza się przy kameralniejszych galach premium dla zarządów i partnerów biznesowych. Dla wydarzeń butikowych sięgamy po Grand Hotel Boutique w ścisłym centrum, z dedykowanym koordynatorem obiektu, albo po dworski Złoty Pałac w Rudnej Małej z parkiem i historycznymi ruinami.

Reżyseria gali to coś więcej niż wynajem sali. Układamy dramaturgię wieczoru: wejście gości, część oficjalną z wręczeniem nagród, występ artystyczny i bankiet, dobierając prowadzącego i oprawę muzyczną do charakteru firmy. Organizacja eventów Rzeszów w wydaniu galowym wymaga od nas zgrania techniki, cateringu i scenografii w obiekcie, który zwykle obsługujemy razem z jego własnym zespołem bankietowym, dzięki czemu zamawiający rozmawia wyłącznie z naszym reżyserem.

Nie każde wydarzenie korporacyjne kończy się za zamkniętymi drzwiami sali. Premiery produktów, pikniki rodzinne dla pracowników i eventy masowe coraz częściej trafiają w plener. Dwór Ostoya w Jasionce, dwustuletni zabytkowy kompleks z wiatą plenerową, sceną i karczmą, pozwala obsłużyć piknik firmowy dla nawet ponad tysiąca osób przy lotnisku, a miejska plaża i bulwary nad Wisłokiem dają w samym centrum naturalną przestrzeń na festyn czy strefę marki pod gołym niebem.

Plener to dodatkowe zmienne: pogoda, prąd na otwartym terenie, namioty i logistyka dostaw. Bierzemy je na siebie razem z planem awaryjnym na deszcz. Przy obiektach pod Rzeszowem obsługujemy Rzeszów i okoliczne miejscowości jako jeden obszar produkcyjny, spinając transport gości, scenę i catering w spójny harmonogram dnia, tak by premiera produktu firmy z Doliny Lotniczej wyglądała równie precyzyjnie jak jej inżynieria.

Rzeszowski rynek zamawiających ma wyraźną twarz: Pratt & Whitney i pozostałe firmy Doliny Lotniczej, Asseco i lokalne software house'y, Bausch Health i zaplecze farmaceutyczne Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego, a obok nich dwanaście uczelni z Politechniką Rzeszowską na czele. Każda z tych branż mówi innym językiem konferencji: inżynierski kongres techniczny, sprzedażowy kick-off zespołu IT i naukowe sympozjum farmaceutyczne wymagają innego scenariusza, innego prowadzącego i innej oprawy.

Nasz proces jest zawsze ten sam i prowadzi przez pięć etapów: brief z celem biznesowym, koncepcja kreatywna z doborem obiektu, produkcja techniczna i scenograficzna, koordynacja w dniu wydarzenia oraz raport podsumowujący z wnioskami na przyszłość. Dzięki temu organizacja eventów w Rzeszowie dla klienta lotniczego z AEROPOLIS i dla działu HR firmy farmaceutycznej przebiega według tej samej dyscypliny, choć efekt na sali jest za każdym razem szyty na miarę branży.