Organizacja eventów w Stargardzie

Stargardzkie Centrum Kultury to najpojemniejsza scena w mieście i naturalny wybór pod galę firmową, jubileusz czy wieczór z występem artystycznym. Klimatyzowana sala widowiskowa z parterem i balkonem, profesjonalne nagłośnienie i oświetlenie sceniczne oraz przyległa Mała Scena i Loft Amfiteatr dają układ, w którym główna część gali toczy się na dużej widowni, a część networkingowa czy sesje warsztatowe rozchodzą się do mniejszych przestrzeni. Dla event managementu to obiekt wdzięczny, bo zaplecze techniczne sceny jest gotowe — my dokładamy scenografię, prowadzącego, reżyserię światła i timing wieczoru.

Drugą, sezonową odsłoną tej samej instytucji jest amfiteatr w Parku Bolesława Chrobrego — duża miejska widownia plenerowa, na której grają koncerty Dni Stargardu i Stargardzka Noc Kabaretowa. To przestrzeń pod naprawdę duży event plenerowy: piknik rodzinny dla całego zakładu, koncert plenerowy dla mieszkańców czy wielką galę finałową. Organizacja eventów Stargard na tej scenie oznacza dla nas pełną produkcję plenerową: scena, zadaszenie zaplecza, nagłośnienie liniowe, plan B na pogodę i obsługa licznej widowni plenerowej.

Profil konferencyjny Stargardu jest skoncentrowany w centrum, przy Rynku Staromiejskim. Hotel Kyriad oferuje dwie sale ze światłem dziennym i możliwością zaciemnienia oraz zaplecze noclegowe, Grodzki Business & Spa dokłada klimatyzowaną salę z nowoczesnym AV, a Zbyszko i Wenus dają większe sale konferencyjno-bankietowe pod liczniejsze grupy. Ten układ świetnie obsługuje konferencje, szkolenia i spotkania zarządów — uczestnicy nocują, obradują i jedzą w jednym miejscu, kilka kroków od Bramy Młyńskiej i Parku Zamkowego, co dodaje wyjazdowi reprezentacyjnego tła.

Dla zespołów z parków przemysłowych i poddostawców automotive taka konferencja to często wstęp do premiery produktowej albo kongresu branżowego rozłożonego na dwa dni. Organizacja eventów Stargard w tym formacie oznacza dla nas spięcie kilku sal w jeden harmonogram: sesja plenarna w większej sali Zbyszko, warsztaty równoległe w kameralnym Grodzkim czy Kyriadzie, kolacja w hotelowej restauracji. Reżyserujemy przejścia między blokami, rejestrację gości, oznakowanie i obsługę prelegentów, żeby konferencje i kongresy trzymały rytm bez przestojów.

Kiedy event ma formę dużego bankietu — wigilia firmowa, jubileusz zakładu, bal branżowy — w Stargardzie pracujemy na salach o realnej pojemności kilkuset osób. Lord obsługuje imprezy w skali kilkuset gości z własną restauracją, całoroczna Michasiówka przyjmuje liczne bankiety, a Dworek Wiktoria daje plenerowy charakter z salą pod namiotem. To obiekty z zapleczem kuchennym i bankietowym, więc gala czy przyjęcie firmowe nie wymaga budowania całej infrastruktury od zera, a my możemy skupić się na oprawie, scenariuszu wieczoru i logistyce gości.

Dla wydarzeń z charakterem sięgamy po przestrzenie autorskie: zabytkowy ceglany Mały Młyn z klimatyczną salą bankietową i wnętrzem w stylu boho albo Dworek Wiktoria z plenerem. To dobre tło na kameralną galę, kolację VIP dla partnerów czy premierę produktu, gdzie liczy się nastrój, a nie tylko liczba krzeseł. Dobierając obiekt, zawsze zaczynamy od formatu i grupy docelowej, a nie odwrotnie — sala ma służyć scenariuszowi wydarzenia, nie go ograniczać.

Stargard ma atut, którego nie kupi się dekoracją: zachowany zespół średniowiecznych murów obronnych z bramami i basztami oraz gotycką kolegiatę NMP Królowej Świata, wpisaną na listę Pomników Historii. To naturalna, monumentalna scenografia pod event plenerowy o randze reprezentacyjnej: piknik miejski na Starym Mieście, uroczystość rocznicową, wydarzenie wizerunkowe dla partnerów, które ma zostać w pamięci tłem hanzeatyckiej architektury.

Sercem tej przestrzeni jest Rynek Staromiejski z gotycko-renesansowym ratuszem i zaadaptowaną piwnicą ratuszową — kameralną salą pod wydarzenia muzyczne, literackie czy spotkania o reprezentacyjnym charakterze. Łączymy te plenerowe i historyczne lokalizacje z zapleczem hotelowym kilka ulic dalej, więc gość przechodzi płynnie od ceremonii w sercu miasta do kolacji i noclegu. Produkcja na takich obiektach wymaga uzgodnień z miejskimi gospodarzami i przemyślanej logistyki, którą bierzemy na siebie.

Stargard nie ma jednego dużego centrum kongresowego, więc każdy większy projekt to u nas spięcie kilku odrębnych obiektów w jedno wydarzenie — i to ten lokalny realia, a nie szablonowy proces, wyznacza tor pracy. Prowadzimy go tym samym schematem: brief i ustalenie celu biznesowego, koncepcja kreatywna z doborem lokalizacji, produkcja techniczna i scenografia, koordynacja w dniu wydarzenia, a na końcu raport. Tu etap doboru lokalizacji jest szczególnie istotny, bo to nie jedna sala kongresowa, tylko sieć obiektów o różnej pojemności — od kameralnych sal hotelu Kyriad po plenerowy amfiteatr w Parku Chrobrego. Na briefie ustalamy, który układ obsłuży format i grupę: czasem wystarczy jeden hotel, czasem trzeba spiąć scenę SCK z hotelowym noclegiem i bankietem.

W dniu wydarzenia na miejscu jest nasz koordynator i jeden punkt kontaktu, który prowadzi harmonogram minuta po minucie: wejście gości, blok merytoryczny, część artystyczną, catering, finał. Po wszystkim dostarczamy raport — co zadziałało, jak rozłożyła się frekwencja, jakie wnioski na kolejną edycję. Obsługujemy Stargard kompleksowo, więc klient nie pilnuje osobno techniki, sali i cateringu; pilnuje tego reżyser projektu. Branże zamawiające takie wydarzenia to przede wszystkim przemysł oponiarski i maszynowy, automotive, diagnostyka medyczna i logistyka z okolicznych parków przemysłowych.