Organizacja eventów w Świnoujściu

Resorty konferencyjne przy plaży tworzą bazę dla wydarzeń, które wymagają sali plenarnej i zaplecza noclegowego w jednym miejscu. Radisson Blu Resort w kompleksie Baltic Park Molo dysponuje dwunastoma salami konferencyjnymi łączonymi w salę balową Pomerania o powierzchni około tysiąca metrów kwadratowych, mieszczącą do tysiąca osób — to największa baza MICE w mieście i skala kongresowa rzadka na wybrzeżu. Mniejsze sale, jak Sala 9 o powierzchni blisko dwustu metrów, przyjmują ponad dwieście osób bankietowo, co pozwala rozłożyć kongres na część plenarną, warsztatową i wieczorną galę bez przewożenia gości między obiektami.

W produkcji takich wydarzeń pracujemy z układem sal jako narzędziem reżyserii: rejestracja, scena główna, strefa cateringowa i sesje tematyczne muszą układać się w logiczny ciąg, a nie konkurować o tę samą przestrzeń. Organizacja eventów Świnoujście w resortach przy plaży wymaga też planu na czas wolny gości i wieczory, bo wielodniowy kongres nad morzem żyje również poza salą obrad — basen infinity, strefa spa i sąsiedztwo plaży wpinają się w agendę. Dobieramy obiekt do liczby uczestników i charakteru spotkania, a nie odwrotnie, i to my pilnujemy techniki, scenografii oraz tego, by program konferencji i kongresu trzymał się ramówki.

Świnoujście to uzdrowisko z ponad stuletnią tradycją lecznictwa na bazie borowiny i solanek, a hotele takie jak Interferie Medical SPA z siedmioma salami konferencyjnymi, Hotel Uzdrowisko, Cesarskie Ogrody czy Graal SPA z salą bankietową na dwie setki osób łączą zaplecze spotkań ze strefą zabiegów i basenu. Wave Świnoujście Thermal & SPA, pierwszy nadmorski kompleks termalno-wypoczynkowy w Europie Środkowej, dokłada do tego prestiżowe, całoroczne tło na eventy incentive i wellness poza sezonem.

Dla wielodniowych spotkań wpinamy w agendę to, czego nie da hotel w głębi kraju: blok regeneracji na bazie miejscowej borowiny i solanek między sesjami merytorycznymi. Taki uzdrowiskowy benefit działa jak realny powód, by uczestnicy zostali na miejscu cały zjazd, a profil medical/wellness pozwala łączyć konferencję z pakietem wypoczynkowym. Całoroczne lecznictwo łagodzi sezonowość, dzięki czemu poważne wydarzenie biznesowe da się tu zorganizować także poza szczytem turystycznym, gdy o terminy w resortach przy plaży jest łatwiej.

Gdy wydarzenie ma wybrzmieć poza salą, miasto daje ikony, których nie postawisz w hali. Fort Gerharda w dzielnicy Warszów to najstarszy i dobrze zachowany fort pruskiej Twierdzy Świnoujście, z dostępem między innymi statkiem oraz muzeum z inscenizacjami z pruskimi żołnierzami — klimatyczne tło na eventy tematyczne i integrację fabularną. Tuż obok wznosi się latarnia morska z 1858 roku, mająca 68 metrów wysokości, najwyższa na polskim wybrzeżu i najwyższa ceglana latarnia świata, z tarasem widokowym i panoramą miasta — wizytówkowa lokalizacja na sesje i akcenty eventowe. Charakterystyczna Stawa Młyny na zachodnim falochronie domyka zestaw rozpoznawalnych motywów wizualnych.

Premiera produktu, jubileusz firmy czy kameralna gala dostają u nas scenariusz dopasowany do wybranej przestrzeni: dramaturgię odsłonięcia, scenografię, światło i dźwięk, prowadzącego oraz program artystyczny. Dostęp do Fortu Gerharda bywa sezonowy i częściowo wodny, dlatego terminy oraz logistykę transferu rezerwujemy z dużym wyprzedzeniem. W każdym wariancie eventy tematyczne prowadzimy jako jeden projekt z jasno wyznaczonym celem komunikacyjnym, a nie jako zbiór luźnych usług doklejonych do atrakcji.

Plenerowe sceny zarządzane przez Miejski Dom Kultury — amfiteatr miejski i muszla koncertowa — to naturalna lokalizacja na duże imprezy plenerowe, koncerty firmowe i pikniki. Działają jako sceny wydarzeń kulturalnych, więc mają zaplecze przewidziane na dużą, plenerową widownię, a MDK dysponuje też salą teatralną i Galerią Art na kameralne formaty wewnątrz. Gdy wydarzenie wymaga oprawy estradowej, korzystamy z tych przestrzeni i budujemy program łączący część oficjalną z występem.

Plenerowy charakter sceny dobrze współgra z firmowym świętem lub galą z oprawą koncertową, która ma wybrzmieć przy publiczności pod otwartym niebem. Przy formatach plenerowych pracujemy z gotowym planem awaryjnym na pogodę, bo nadmorska aura bywa zmienna, a nagłośnienie i światło na otwartej scenie wymagają osobnej karty technicznej. Latem kalendarz miasta gęstnieje od festiwali — od FAMA, najstarszego interdyscyplinarnego festiwalu sztuki studenckiej w Polsce, po Jarmark Bałtycki i Sail Świnoujście — co bywa zarówno efektownym tłem, jak i konkurencją o przestrzeń i nocleg, więc termin domykamy względem tego kalendarza.

Gospodarka Świnoujścia daje konkretnych zleceniodawców wydarzeń korporacyjnych, opartą na dwóch filarach: wielkiej energetyce portowej oraz turystyce uzdrowiskowej. Jedyny w Polsce morski terminal LNG, działający od 2016 roku i pokrywający blisko połowę krajowego zapotrzebowania na gaz, to strategiczny pracodawca zamawiający gal branżowych i konferencji bezpieczeństwa energetycznego. Terminal instalacyjny ORLEN Neptun dla morskich farm wiatrowych otwiera nowy strumień inwestycji offshore, a z nim premiery i gale energetyczne. Do tego dochodzi port Szczecin-Świnoujście z najnowocześniejszym terminalem promowym na Bałtyku oraz silny sektor hotelarstwa SPA i MICE, które same bywają zarówno wykonawcą zaplecza, jak i organizatorem własnych konferencji.

Obsługujemy Świnoujście z myślą o tym lokalnym miksie: inny scenariusz pasuje do korporacyjnej gali branży energetycznej czy morskiej, inny do jubileuszu firmy portowej, a jeszcze inny do konferencji sieci hotelarskiej lub eventu integracyjnego z udziałem rynku niemieckiego w kontekście transgranicznym wyspy Uznam. Znajomość branż zamawiających pozwala nam proponować format, który trafia w realny cel klienta, zamiast powielać uniwersalny szablon. Dlatego do każdego projektu podchodzimy od pytania, kto jest zleceniodawcą i po co organizuje wydarzenie, a dopiero potem dobieramy salę, technikę i oprawę.