Organizacja eventów w Tomaszowie Mazowieckim

Arena Lodowa to najmocniejszy obiekt konferencyjno-targowy w mieście — kryty, całoroczny tor lodowy w normach ISU, który gościł Puchar Świata w łyżwiarstwie szybkim, a obok dysponuje rozległą halą widowiskowo-sportową przystosowaną do kongresów i targów oraz kameralnymi salami konferencyjnymi z nagłośnieniem, sceną i projekcją. To jedyny obiekt w samym Tomaszowie zdolny pomieścić duże spotkanie branżowe: konferencję dostawców motoryzacji, zjazd serwisowy czy targi pracy dla podstrefy SSE. Organizacja eventów Tomaszów Mazowiecki na tej skali zaczyna się właśnie tutaj — od zaadaptowania przestrzeni sportowej do logiki sceny, foyer i stref kuluarowych rozmów.

Pracujemy na tym obiekcie jak na pustej scenie: budujemy zabudowę, panele dyskusyjne, strefy ekspozycji partnerów i obsługę rejestracji, a halę dzielimy na część plenarną i warsztatową. Lodowy charakter Areny daje też nietypowy atut przy galach i eventach z efektem otwarcia — można zaplanować pokaz na tafli albo wieczorną część integracyjną wykorzystującą tor. Dla zarządów i działów technicznych z Tomaszowa Mazowieckiego oznacza to konferencje i kongresy bez konieczności wywożenia uczestników poza miasto.

Kiedy wydarzenie wymaga prestiżowej oprawy i noclegów, kierujemy je do reprezentacyjnego zaplecza wokół miasta. Hotel Mościcki w Spale, czterogwiazdkowy resort w zabytkowym parku, daje modułową salę i kameralne sale szkoleniowe oraz bankiety na blisko dwieście osób — to naturalne miejsce na galę jubileuszową, konferencję zarządu czy spotkanie z kontrahentami, którzy zostają na noc. Centrum Konferencyjno-Rekreacyjne MOLO w Smardzewicach, nad Zalewem Sulejowskim i w lasach parku krajobrazowego, łączy sześć sal o pojemnościach od kameralnych po duże kongresy z zapleczem rekreacyjnym i noclegowym — idealne na wielodniowe konwencje sprzedaży i integracje.

Te dwa kierunki rozwiązują typowe ograniczenie tomaszowskiego rynku: brak wielkiego obiektu kongresowego w centrum. Część oficjalną i bankiet osadzamy w Spale lub nad Zalewem, część integracyjną przenosimy nad wodę albo do lasu, a logistykę dojazdów i zakwaterowania spinamy jednym harmonogramem. Tak prowadzona organizacja eventów Tomaszów Mazowiecki pozwala obsłużyć grupy, których samo miasto nie zmieści, bez utraty lokalnego zakorzenienia wydarzenia.

Tomaszów ma lokalizacje, których nie znajdziecie nigdzie indziej, i właśnie one nadają się na premiery produktowe oraz wydarzenia z mocnym pierwszym wrażeniem. Rezerwat Niebieskie Źródła z turkusowo-niebieską wodą w dolinie Pilicy to ikona miasta i naturalne tło reprezentacyjnych sesji i części plenerowych. Groty Nagórzyckie, czyli podziemna trasa po dawnych wyrobiskach piasku o stałej, chłodnej temperaturze, tworzą zaskakującą scenografię na kameralny pokaz nowego komponentu czy element integracji łączącej zwiedzanie z ekspozycją marki. Skansen Rzeki Pilicy — pierwsze w Polsce muzeum poświęcone rzece — z parkiem linowym i ścieżkami sprawdza się jako przestrzeń pikniku rodzinnego i eventu plenerowego.

Takie miejsca wymagają reżyserii, bo nie są gotowymi salami konferencyjnymi: trzeba dowieźć technikę, zaplanować pogodowy plan B, uzgodnić zasady z zarządcami rezerwatu czy muzeum i zadbać o bezpieczeństwo gości. Bierzemy to na siebie, a markom z Tomaszowa Mazowieckiego dajemy w zamian wydarzenie, które wyróżnia się w komunikacji i osadza ich produkt w lokalnym, rozpoznawalnym kontekście doliny Pilicy zamiast w anonimowej sali bankietowej.

Nie każde wydarzenie potrzebuje wielkiej hali — większość firmowych spotkań w mieście to kameralne formaty, i pod nie mamy w centrum sprawdzone zaplecze. Hotel Mazowiecki, zmodernizowany obiekt w sercu miasta, łączy sale konferencyjne i bankietowe z noclegiem i obsługą oprawy. Dwór Kasztelan oferuje trzy elastycznie łączone sale — od reprezentacyjnej bankietowej po kominkową na spotkanie zarządu — a hotel Alabastro i klimatyzowana Sala Bankietowa MEGA przyjmą większe przyjęcia firmowe, szkolenia i gale działowe. Reprezentacyjnego, dworskiego charakteru dostarcza Dwór Giemzów pod miastem.

Dla działów HR i marketingu z tomaszowskich zakładów to baza na wigilie firmowe, jubileusze załogi, spotkania kwartalne i mniejsze konferencje. Dobieramy salę do liczby gości i rangi spotkania, ustawiamy catering od lokalnych restauracji i firm cateringowych, oprawę muzyczną i prowadzącego, a całość prowadzi jeden koordynator. Tak skrojona organizacja eventów Tomaszów Mazowiecki nie przeskalowuje budżetu na obiekt większy, niż wymaga tego skala wydarzenia, i utrzymuje kameralny, miejski klimat tam, gdzie jest on atutem.

Tomaszowska specyfika produkcyjna wynika z dwóch twardych faktów obiektowych. Pierwszy to lodowa tafla Areny: gdy chcemy wykorzystać tor — pokaz na lodzie na otwarcie gali, ślizgawka w części integracyjnej — wydarzenie musi liczyć się z reżimem technologicznym tafli, czyli temperaturą hali utrzymywaną pod lód, czasem na osuszenie i wyłożenie podestów przy wejściu na płytę oraz kolejnością prób, która nie może kolidować z konserwacją lodu. Salę plenarną budujemy więc inaczej niż w zwykłej hali targowej — z myślą o chłodzie przy tafli, ciepłej strefie cateringu obok i przejściach, które tę różnicę temperatur oddzielają. Drugi fakt to brak jednego obiektu z noclegiem w samym mieście, przez co większe wydarzenie naturalnie rozkłada się na Arenę w centrum, Hotel Mościcki w Spale i Centrum MOLO w Smardzewicach.

To rozproszenie na trzy miejscowości jest dla nas zadaniem konstrukcyjnym, a nie dodatkiem. Część konferencyjną w Arenie i wieczorną galę z noclegiem w Spale spina realny przejazd przez Spalski Park Krajobrazowy, więc układamy okna transferowe, parking dla autokarów przy każdym z obiektów i bufor czasowy na przemieszczenie grupy, zanim zacznie się bankiet. Rejestrację, identyfikatory i bagaż gości prowadzimy tak, by uczestnik raz odprawiony nie musiał meldować się ponownie w drugiej lokalizacji. Tej choreografii nie da się przenieść na miasto z jedną salą kongresową pod dachem hotelu — w Tomaszowie Mazowieckim to ona decyduje, czy wielodniowe wydarzenie trzyma się w jednym rytmie, czy rozsypuje na trzy osobne spotkania.