Organizacja eventów w Ełku

Ełckie Centrum Kultury nad Jeziorem Ełckim daje skalę rzadką w mieście tej wielkości — od kameralnej Sali Kameralnej, przez Salę Widowiskową, aż po wielką Salę Zebra, która w układzie teatralnym przyjmuje kilkuset uczestników, a w bankietowym kilkuset gości przy stołach. To czyni ECK naturalnym adresem na konferencje i kongresy, których w Ełku nie obsłuży typowa sala hotelowa: kongres branżowy, spotkanie środowisk związanych z diecezją ełcką czy doroczna konferencja firm z Suwalskiej SSE mieszczą się tu z zapleczem scenicznym i widowiskowym pod jednym dachem.

Tę samą przestrzeń wykorzystujemy do dużych gal i wieczorów wręczenia nagród, bo ECK ma scenę, oświetlenie i akustykę przygotowane pod widowisko, a nie tylko pod prezentację slajdów. Latem dochodzi atut, którego nie ma żadne centrum kongresowe — Amfiteatr nad jeziorem z widownią na ponad tysiąc osób, gdzie organizacja eventów Ełk zamienia się w plenerowy koncert firmowy lub wielki jubileusz z widokiem na wodę. Łączymy te formaty: oficjalna część w sali widowiskowej, część integracyjna lub bankietowa w amfiteatrze albo na promenadzie tuż obok.

Hotel Rydzewski w centrum Ełku, tuż nad jeziorem, skupia największe pojemności bankietowo-galowe w mieście — jego Sala Teatralna i Sala Orzeł obsługują duże wesela, gale jubileuszowe i bankiety na kilkaset osób, z własnym cateringiem, projekcją i nagłośnieniem na miejscu. To jeden z najczęściej wybieranych adresów biznesowo-eventowych w mieście, więc gdy klient chce gali zamkniętej pod jednym dachem, z noclegiem dla gości spoza Mazur, zaczynamy właśnie tutaj. Pojemność bankietową miasta dopełnia osobna sala Vivaldi, przyjmująca przyjęcia do kilkuset gości — kolejny adres, po który sięgamy przy dużych galach i jubileuszach.

Dla wydarzeń łączących pracę z rekreacją sięgamy po klaster resortów nad wodą: Perła Mazur w Chruścielach z salą konferencyjną i zapleczem rekreacyjnym, Jabłoń Lake Resort z łączonymi salami i bazą noclegową, Hotel Horeka z restauracją z widokiem na jezioro. Ten format — konferencja rano, czarter łodzi, żeglarstwo albo rejs integracyjny po Jeziorze Ełckim po południu, kolacja wieczorem — jest dla Ełku charakterystyczny. Tu organizacja eventów Ełk oznacza spięcie programu konferencyjnego z aktywnościami na wodzie tak, by jeden wyjazd realizował i cel merytoryczny, i integracyjny.

Ełk ma przestrzenie, których nie da się podrobić nigdzie indziej, i właśnie po nie sięgamy, gdy premiera produktu albo jubileusz mają zostać zapamiętane. Zabytkowa Ełcka Kolej Wąskotorowa — jedyna czynna tego typu na Warmii i Mazurach — daje nostalgiczny przejazd na trasie Ełk–Sypitki jako oprawę eventu integracyjnego lub efektowny transport VIP-ów na miejsce wydarzenia. Zabytkowa wieża ciśnień z Muzeum Kropli Wody i jej oryginalne wnętrza tworzą kameralną, mocną wizerunkowo scenografię na premierę w wąskim gronie.

Dla wydarzeń, które mają budować prestiż marki, atutem jest sam krajobraz: ruiny zamku krzyżackiego na wyspie Jeziora Ełckiego — najdalej na wschód wysuniętej warowni zakonu — i promenada z wieżą widokową, molo oraz plażą miejską stają się tłem premier i wieczorów reprezentacyjnych. Dobieramy miejsce do charakteru marki: producent mebli na eksport zyskuje inną oprawę niż zakład spożywczy świętujący jubileusz, a my w obu wypadkach dopinamy technikę, scenografię i logistykę tak, by zabytek czy plener pozostał atutem, nie utrudnieniem produkcyjnym.

Gospodarka Ełku łączy duże zakłady produkcyjne z turystyką, a to przekłada się na konkretnych zleceniodawców wydarzeń firmowych. Najsilniejszy filar to przetwórstwo spożywcze z wieloletnią tradycją oraz klaster drzewno-meblarski zorientowany na eksport — naturalni gospodarze gal branżowych, jubileuszy zakładowych i premier produktowych, które trzeba pokazać kontrahentom i pracownikom z odpowiednią oprawą. Do tego dochodzą firmy z ełckiej podstrefy Suwalskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej i Parku Naukowo-Technologicznego, które przyciągnęły do miasta nowych inwestorów, a wraz z nimi otwarcia inwestycji i konferencje.

Każda z tych branż ma inny rytm i inny język wydarzeń, więc scenariusz piszemy pod konkretnego zamawiającego, nie z szablonu. Konferencja sektora hotelarsko-turystycznego nad jeziorem rządzi się inną logiką niż wewnętrzna gala produkcyjnego pracodawcy czy otwarcie nowej hali w strefie ekonomicznej. W tym sensie organizacja eventów Ełk jest dla nas pracą nad celem biznesowym danej firmy — pozyskaniem kadr, integracją załogi, relacją z kontrahentami — a sala, catering i technika to środki, które temu celowi podporządkowujemy.

Proces zaczynamy od briefu i celu, potem przychodzi koncepcja i scenariusz, dobór oraz rezerwacja lokalizacji, produkcja techniczna i scenografia, koordynacja w dniu wydarzenia, a na końcu raport. W Ełku ten przebieg ma jednak swój lokalny rytm: rynek jest sezonowy, szczyt eventowy przypada na lato, gdy plenery nad jeziorem, amfiteatr i promenada są najmocniejszym argumentem, a najlepsze terminy w Hotelu Rydzewski, ECK czy resortach rozchodzą się z dużym wyprzedzeniem. Dlatego rezerwację sali i noclegów dla gości spoza miasta domykamy jako jeden z pierwszych kroków, nie ostatni.

Poza sezonem ciężar przenosimy na bazę hotelowo-konferencyjną i wnętrza z charakterem — wieżę ciśnień, sale ECK, kameralne obiekty w centrum — bo plener bywa wtedy ryzykowny pogodowo. W każdym wariancie pracuje jeden reżyser i jeden punkt kontaktu, a w dniu wydarzenia nasz koordynator pilnuje przebiegu na miejscu, żeby gospodarz mógł zająć się gośćmi, nie harmonogramem. Po evencie wracamy z raportem zestawiającym założenia z realizacją — to zamyka pętlę i daje materiał do kolejnej edycji.